Afslagsmails, som ansøgere faktisk respekterer

Derfor føles de fleste afslag dårlige

Det er sjældent selve nejet. Ansøgere ved godt, at de fleste ansøgninger ender med et afslag; de kan sagtens regne den ud. Det, der gør ondt, er indpakningen: de tre ugers stilhed forinden, "efter nøje overvejelse"-skabelonen, der tydeligvis ikke har overvejet noget som helst, fornemmelsen af, at beslutningen blev truffet for flere dage siden, og at mailen var en eftertanke.

Et afslag er den sidste interaktion, de fleste ansøgere nogensinde får med jeres virksomhed. Det er fem minutters omhu værd.

Send det, før det føles behageligt

Teams udskyder afslag, fordi det er ubehageligt at overbringe dårlige nyheder, og der er altid noget mere presserende. Men hver dag I venter, tjekker ansøgeren sin indbakke, genafspiller samtalen i hovedet og sætter andre beslutninger på pause.

Besluttet er besluttet. Send nejet inden for en dag eller to efter beslutningen, så får ansøgeren samme resultat plus sin tid tilbage. Hurtighed er den mest undervurderede form for respekt i rekruttering.

Sig noget, der er sandt

Forskellen på en skabelon og en rigtig mail er en enkelt konkret, sand sætning. Henvis til den faktiske samtale: projektet, de fortalte om, spørgsmålet, de stillede, som blev hængende, hvor langt de nåede i forløbet, og hvad det siger om dem.

En ærlig sætning signalerer, at et menneske har truffet denne beslutning om et andet menneske. Det alene placerer jer foran næsten alle de afslag, ansøgeren har modtaget den måned.

Lad være med at opfinde feedback

Detaljeret feedback til hver eneste ansøger skalerer ikke, og at lade som om fører til generisk fyld, der ikke hjælper nogen. Vær ærlig om, hvad I kan tilbyde på hvert trin.

• Tidligt i forløbet, mange ansøgere: et varmt, hurtigt og velskrevet nej er nok. Ingen falske detaljer.
• Efter samtale: en eller to konkrete observationer. Hvad der var stærkt, og hvad der afgjorde beslutningen.
• De sidste runder: tilbyd en kort opringning, hvis de ønsker det. Den, der har investeret fire samtaler i jer, har fortjent ti minutter.

Opfind aldrig en grund, der lyder mere sikker end den rigtige. Ansøgere sammenligner noter, og opfundet feedback bliver afsløret før eller siden.

Hold kun døren åben, hvis den er åben

"Vi gemmer dit CV i vores database" er skrevet så mange gange, at det læses som fyld. Hvis I mener det, så bevis det: fortæl, hvilken slags stilling der ville få jer til at tage kontakt, og spørg, om de vil høre om den. Og registrer det så faktisk i jeres system, så det også sker.

Hvis døren ikke er åben, så lad være med at lade som om. Et rent, varmt farvel er mere respektfuldt end et hult måske.

En simpel struktur, du må stjæle

Fem sætninger dækker det hele:

1. Sig tak, konkret, for deres tid og for hvor langt de nåede.
2. Beslutningen, tydeligt, i de første to sætninger. Ingen omsvøb.
3. En sand, konkret observation fra deres forløb.
4. Hvad der sker med deres data, i et klart sprog.
5. En oprigtig afslutning. Hvis døren er åben, så sig til hvad.

Skriv en god version til hvert trin i jeres pipeline, hold flettefelterne menneskelige, og gennemgå dem to gange om året. Den ansøger, I ansætter, glemmer sandsynligvis jeres tilbudsmail. De afviste husker præcis, hvordan I sagde nej.