Avslagsmailer kandidater faktisk respekterer

Hvorfor de fleste avslag føles dårlige

Det er sjelden selve nei-et. Kandidater vet at de fleste søknader ender i avslag; de kan regne. Det som svir, er innpakningen: tre uker med stillhet i forkant, "etter nøye vurdering"-frasen som åpenbart ikke vurderte noe som helst, følelsen av at beslutningen ble tatt for flere dager siden og at e-posten var en ettertanke.

Et avslag er den siste kontakten de fleste kandidater noen gang har med selskapet ditt. Det er verdt fem minutter med håndverk.

Send det tidligere enn det som føles komfortabelt

Team blir sittende på avslag fordi det er ubehagelig å levere dårlige nyheter, og det er alltid noe som haster mer. Men hver dag du venter, sjekker kandidaten innboksen, spiller intervjuet på nytt i hodet og setter andre beslutninger på vent.

Avgjort er avgjort. Send nei-et innen en dag eller to etter beslutningen, så får kandidaten samme utfall pluss tiden sin tilbake. Tempo er den mest undervurderte formen for respekt i rekruttering.

Si noe som er sant

Forskjellen på en mal og en ekte e-post er én konkret, sann setning. Vis til den faktiske samtalen: prosjektet de gikk gjennom med deg, spørsmålet de stilte som satte seg, hvor langt de kom og hva det sier om dem.

Én ærlig setning signaliserer at et menneske tok denne beslutningen om et annet menneske. Det alene plasserer deg foran nesten alle avslag kandidaten har fått den måneden.

Ikke dikt opp tilbakemeldinger

Detaljert tilbakemelding til hver eneste søker skalerer ikke, og å late som noe annet fører til generisk fyll som ikke hjelper noen. Vær ærlig om hva du kan tilby på hvert steg.

• Tidlig fase, høyt volum: et varmt, raskt og velskrevet nei er nok. Ingen falske detaljer.
• Etter intervju: én eller to konkrete observasjoner. Hva som var sterkt, hva som vippet beslutningen.
• Sluttfasen: tilby en kort samtale hvis de ønsker det. Den som har investert fire intervjuer i dere, har gjort seg fortjent til ti minutter.

Finn aldri på en grunn som høres tryggere ut enn den ekte. Kandidater sammenligner notater, og oppdiktede tilbakemeldinger kommer for en dag før eller siden.

La døren stå åpen bare hvis den er åpen

"Vi tar vare på CV-en din" er skrevet så mange ganger at det leses som fyll. Mener du det, så bevis det: fortell hva slags rolle som ville fått deg til å ta kontakt, og spør om de vil høre om den. Og registrer det faktisk i systemet ditt, slik at det skjer.

Hvis døren ikke er åpen, ikke lat som. Et ryddig, varmt farvel er mer respektfullt enn et hult kanskje.

En enkel struktur du kan stjele

Fem setninger holder:

1. Takk dem, konkret, for tiden og hvor langt de kom.
2. Beslutningen, tydelig, i de to første setningene. Ikke grav den ned.
3. Én sann, konkret observasjon fra prosessen deres.
4. Hva som skjer med dataene deres, i klart språk.
5. En oppriktig avslutning. Er døren åpen, si for hva.

Skriv én god versjon per steg i pipelinen, hold flettefeltene menneskelige, og se over dem to ganger i året. Kandidaten som fikk jobben, glemmer sannsynligvis tilbudsmailen din. De som fikk avslag, husker nøyaktig hvordan du sa nei.