Avslagsmejl som kandidater faktiskt respekterar

Därför känns de flesta avslag dåliga

Det är sällan själva nejet. Kandidater vet att de flesta ansökningar slutar med ett avslag; de kan räkna. Det som svider är förpackningen: tre veckors tystnad innan, mallfrasen "efter noggrant övervägande" som uppenbart inte övervägt någonting, känslan av att beslutet togs för flera dagar sedan och att mejlet var en eftertanke.

Ett avslag är den sista kontakten de flesta kandidater någonsin har med ditt företag. Det är värt fem minuters omsorg.

Skicka det tidigare än vad som känns bekvämt

Team sitter på avslag eftersom det är obehagligt att lämna dåliga besked och det alltid finns något mer akut. Men varje dag du väntar kollar kandidaten sin inkorg, spelar upp intervjun i huvudet och skjuter upp andra beslut.

Beslutat är beslutat. Skicka nejet inom en dag eller två efter beslutet, så får kandidaten samma besked plus sin tid tillbaka. Snabbhet är den mest underskattade formen av respekt i rekrytering.

Säg något som är sant

Skillnaden mellan en mall och ett riktigt mejl är en enda specifik, sann mening. Referera till det faktiska samtalet: projektet de berättade om, frågan de ställde som fastnade hos dig, hur långt de kom och vad det säger om dem.

En ärlig mening visar att en människa fattade det här beslutet om en annan människa. Bara det placerar dig före nästan varje annat avslag kandidaten fått den månaden.

Hitta inte på återkoppling

Detaljerad återkoppling till varje sökande skalar inte, och att låtsas något annat leder till generisk utfyllnad som inte hjälper någon. Var ärlig med vad du kan erbjuda i varje steg.

• Tidigt i processen, stora volymer: ett varmt, snabbt och välskrivet nej räcker. Inga påhittade detaljer.
• Efter intervju: en eller två konkreta observationer. Vad som var starkt, vad som avgjorde.
• Slutskedet: erbjud ett kort samtal om de vill. Den som har lagt fyra intervjuer på er har förtjänat tio minuter.

Hitta aldrig på en anledning som låter tryggare än den verkliga. Kandidater jämför anteckningar, och påhittad återkoppling avslöjas förr eller senare.

Lämna dörren öppen bara om den är öppen

"Vi sparar ditt CV" har skrivits så många gånger att det läses som utfyllnad. Menar du det, bevisa det: berätta vilken typ av roll som skulle få dig att höra av dig, och fråga om de vill bli kontaktade då. Notera det sedan faktiskt i ditt system så att det blir av.

Är dörren inte öppen, låtsas inte. Ett rent, varmt farväl är mer respektfullt än ett ihåligt kanske.

En enkel struktur att låna

Fem meningar räcker:

1. Tacka dem, konkret, för tiden och hur långt de kom.
2. Beskedet, tydligt, i de första två meningarna. Linda inte in det.
3. En sann, specifik observation från deras process.
4. Vad som händer med deras uppgifter, i klartext.
5. En äkta avslutning. Är dörren öppen, säg för vad.

Skriv en bra version per steg i din pipeline, håll kopplingsfälten mänskliga och se över dem två gånger om året. Kandidaten som fick jobbet glömmer förmodligen ert erbjudandemejl. De som fick nej kommer att minnas exakt hur du sa det.